Cliente: Autos de Sur SA
Desafío: Autos de Sur SA, líder patagónico en la venta de vehículos y repuestos Toyota, enfrentaba desafíos en la eficiencia de su proceso de carga de comprobantes. La operación implicaba la obtención de facturas del portal de Toyota, su validación, la evaluación de remitos cancelados o incompletos, y la carga en su sistema de gestión.
Solución: Nuestro equipo implementó una solución integral de automatización utilizando Power Automate RPA para optimizar y agilizar el proceso de carga de comprobantes. El flujo de trabajo incluyó los siguientes pasos:
- Obtención de Facturas:
- El bot de automatización accede al portal de Toyota y recopila facturas de hasta una semana atrás, garantizando la captura de información actualizada.
- Validación:
- Las facturas obtenidas son validadas en el sistema interno de Autos de Sur SA para asegurar la concordancia entre el valor de la factura y el remito asociado.
- Evaluación de Remitos:
- Se realiza una evaluación exhaustiva para identificar remitos cancelados o incompletos que podrían afectar la validez de la factura.
- Carga Automática:
- Las facturas que cumplen con todas las condiciones son cargadas automáticamente en el sistema de gestión, eliminando la necesidad de intervención manual y reduciendo los errores.
- Notificaciones Automáticas:
- Se implementó un sistema de notificaciones automatizadas para informar a la administración sobre las facturas cargadas exitosamente, proporcionando transparencia en tiempo real.
Resultados: La implementación de Power Automate RPA ha generado resultados significativos para Autos de Sur SA:
- Eficiencia Mejorada: La automatización ha reducido significativamente el tiempo dedicado a la carga manual de facturas, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas más estratégicas.
- Precisión y Confiabilidad: La validación automática y la evaluación de remitos han mejorado la precisión de los datos, reduciendo los errores y mitigando riesgos asociados con la carga manual.
- Notificaciones Instantáneas: El sistema de notificaciones proporciona a la administración una visibilidad inmediata sobre las facturas cargadas, mejorando la toma de decisiones.
- Reducción de costos: La automatización ha permitido mantener un promedio mensual consistente de carga de aproximadamente 1300 comprobantes por mes, asegurando un flujo eficiente de información y una reducción de costos importantes en RRHH, los cuales son liberados de tareas rutinarias para ocuparse de tareas de mayor valor.
Para obtener más información sobre cómo la automatización puede transformar sus procesos comerciales, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estamos aquí para ayudarle a alcanzar el éxito operativo y eficiencia empresarial.