Introducción:
Colaboramos con ZENI & CIA, empresa líder en el mercado de los Agronegocios, Zeni, en la automatización de la recepción, lectura y carga de más de 100 tipos de facturas de proveedores en sus sistemas de gestión SAP.
Desafío:
El cliente se enfrentaba a un volumen creciente de facturas que requerían ser ingresadas en su sistema financiero de manera manual. Este proceso, además de ser propenso a errores humanos, consumía una cantidad considerable de tiempo y recursos valiosos de los empleados, lo que afectaba la eficiencia y la precisión en la contabilización de las transacciones.
Solución:
Nuestro equipo de expertos en automatización identificó la oportunidad de implementar nuestra solución de RPA para la carga automatizada de facturas. Diseñamos y desarrollamos un proceso con un robot de software inteligente y configurable que se encarga de extraer los datos clave de las facturas recibidas y cargarlos automáticamente en el sistema financiero de la empresa. Además, implementamos mecanismos de validación y reconciliación para garantizar la precisión y la integridad de los datos.
Implementación:
Trabajamos en estrecha colaboración con los equipos técnicos y de negocios del cliente para comprender sus flujos de trabajo, requisitos y sistemas existentes. Configuramos el robot de software para interactuar con el correo electrónico de la corredora, reconocer y extraer automáticamente los datos relevantes de las facturas adjuntas y cargarlos de forma segura en el sistema financiero correspondiente. Realizamos pruebas exhaustivas y ajustes necesarios para garantizar un despliegue exitoso.
Resultados:
La implementación de RPA para la carga de facturas tuvo un impacto transformador en la corredora de cereales. Los resultados clave incluyen:
Ahorro de tiempo y recursos: El proceso automatizado de carga de facturas liberó a los empleados de tareas manuales repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor agregado. Esto resultó en un ahorro significativo de tiempo y recursos, mejorando la eficiencia operativa en el equipo contable.
Reducción de errores: La carga manual de facturas estaba asociada con una mayor probabilidad de errores humanos. Al implementar RPA, se logró una precisión y consistencia excepcionales, eliminando los errores relacionados con la entrada de datos y mejorando la integridad de los registros financieros.
Aumento de la productividad: Con la carga automatizada de facturas, el equipo contable pudo procesar un mayor volumen de transacciones en menos tiempo. Esto resultó en un aumento significativo de la productividad y una aceleración en los ciclos de facturación y contabilización.