Desafío: Automatización de la carga de facturas en el sistema SAP
El Grupo Boldt Paralada, una reconocida empresa del mundo del entretenimiento se enfrentaba al desafío de poder aprovechar las capacidades que brinda el gobierno de Chile de permitir la descarga de comprobantes de compra a proveedores, ya que, debido a la gran cantidad de proveedores y transacciones diarias, el proceso manual de carga de facturas en el sistema SAP resultaba lento, propenso a errores y requería un tiempo considerable de trabajo administrativo.
El objetivo principal del proyecto era implementar una solución que permitiera la automatización de la carga de facturas en el sistema SAP, optimizando así el flujo de trabajo, reduciendo los errores y ahorrando tiempo y recursos, esta solución tenía el objetivo agregado de tener que ser de bajo costo y de rápida implementación ya que formaba parte de las primeras incursiones del cliente al mundo de RPA.
Solución Propuesta:
Propusimos una solución rápida y de bajo costo basada en herramientas de automatización de Microsoft que permitió lograr el objetivo buscado, integrando en el proyecto todos los pasos requeridos para su éxito, incluyendo:
Análisis y Diseño: Se llevó a cabo un análisis exhaustivo del proceso del casino y se diseñó una solución personalizada que se adaptara a sus necesidades específicas.
Validación de Datos: Se desarrollaron reglas y validaciones específicas para garantizar la integridad y exactitud de los datos antes de su carga en SAP. Esto incluyó la verificación de la información del proveedor, cálculos de impuestos y validación contra pedidos de compra.
Automatización de Procesos: Se automatizó el proceso de carga de facturas en SAP utilizando herramientas de automatización robótica de procesos (RPA). Los robots de software fueron programados para extraer los datos de las facturas, validarlos y cargarlos automáticamente en los campos correspondientes en SAP.
Resultados:
La implementación de esta solución de carga de facturas en SAP proporcionó al área administrativa una serie de beneficios significativos:
Ahorro de Tiempo: Se redujo el tiempo dedicado al proceso de carga manual de facturas, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
Mayor Eficiencia: La automatización del proceso eliminó los errores humanos y mejoró la precisión de los datos cargados en SAP, lo que condujo a una mayor eficiencia y confiabilidad en el procesamiento de facturas.