Objetivo: Automatizar el proceso de carga de facturas de combustible a la plataforma Presea, contando con un volumen de 2000 facturas por mes, utilizando la solución de Robotic Process Automation (RPA). Microsoft Power Automate.
Desafío: Milicic SA, una empresa líder en el sector de transporte y logística, se enfrentaba a un desafío en su proceso de registro de facturas de combustible. Cada mes, el proveedor enviaba una planilla Excel con todas las cargas de combustible realizadas durante el período, y el personal de contabilidad debía ingresar manualmente estos datos en el sistema Presea, con un volumen de 2000 facturas por mes, el proceso era propenso a errores y consumía una cantidad significativa de tiempo y recursos.
Solución Propuesta por Consultores en IT: Como proveedores especializados en soluciones de automatización empresarial fuimos seleccionados para implementar una solución RPA que simplificara y agilizara el proceso de carga de facturas de combustible.
Pasos de Implementación:
- Análisis de proceso: Nuestros Consultores colaboraron con el equipo de Milicic SA para comprender en detalle el proceso de carga de facturas y las reglas de validación requeridas.
- Diseño de flujo de trabajo: Basándose en el análisis, diseñamos un flujo de trabajo RPA para el proceso. Se identificaron las acciones clave que el robot debería llevar a cabo, como abrir la planilla Excel, verificar el CUIT del proveedor, ingresar los detalles de la factura en Presea, validar la carga y registrar los datos,
- Implementación del robot RPA: Utilizando herramientas y tecnologías Microsoft avanzadas nuestros consultores Implementaron el robot RPA para llevar a cabo las tareas identificadas en el flujo de trabajo, en este caso en un entorno de acceso via RDP.
- Pruebas y ajustes: Antes de la implementación completa, se realizaron pruebas exhaustivas para asegurar la precisión y eficiencia del robot RPA. Se realizaron ajustes y mejoras según los comentarios del equipo de Milicic SA.
- Capacitación y despliegue: Se capacitó al equipo de IT para comprender cómo interactuar con el robot RPA y cómo supervisar las operaciones automatizadas.
Resultados:
- Eficiencia mejorada: La implementación del robot RPA permitió reducir significativamente el tiempo dedicado a la carga manual de facturas, liberando recursos para tareas más estratégicas.
- Precisión y reducción de errores: La automatización del proceso redujo drásticamente los errores humanos, ya que el robot seguía las reglas de validación con precisión.
- Procesamiento rápido: El robot podía procesar grandes volúmenes de facturas de combustible en un tiempo considerablemente menor en comparación con el proceso manual anterior.
- Ahorro de costos: La implementación del RPA generó ahorros significativos en términos de mano de obra y tiempo.
- Cumplimiento y trazabilidad: La solución RPA garantizó un seguimiento y registro adecuado de todas las transacciones, lo que mejoró la trazabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y contables.
- PDF y registro automático: El robot generaba automáticamente el PDF interno con los detalles de la factura y registraba todos los datos en el libro contable sin intervención humana.
En resumen, la implementación de la automatización de RPA por parte de Consultores en IT ha sido un rotundo éxito para la empresa, brindando eficiencia, precisión, seguridad y ahorro de costos. Si deseas experimentar los mismos beneficios en tu organización y conocer más sobre cómo la automatización de RPA puede impulsar tu productividad y competitividad, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a dar el siguiente paso hacia una gestión financiera más ágil y efectiva. ¡Esperamos recibir tu consulta y ser parte de tu éxito empresarial!